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會員資料與私隱：店家收集電話號碼前須知
電話號碼是會員計劃最常用的聯絡方式，也是最容易被拿去群發訊息的資料。先講清楚收集原因，再決定要不要問。以下為店務建議，不能取代法律意見。
先決定為什麼要電話
問電話之前，寫下一句你真正用得著的原因。常見只有三類：核對是哪一位會員、通知訂單或預訂、發送顧客同意收取的優惠。如果只是認人，會員卡或會員編號已經足夠，不必每張單都再抄一次號碼。餐廳外賣、零售缺貨通知，才是電話真正幫得上忙的時候。沒有對應用途的欄位，入會表格就不要放。會員制度怎樣訂，可先看 會員經營與會員制度。
在櫃檯用一句話講明用途
顧客遞上電話時，店員應講得出同一句話，例如「這個號碼用來核對會員，以及發送你同意收取的通知」。不要把同意藏在長篇條款，也不要等對方問了才解釋。入會和接收推廣是兩件事：顧客可以只要積分、不要訊息。拒絕推廣的人仍應可以入會，否則你收的不是會員資料，而是一份推廣名單。會員系統若做不到分開記錄，先用紙本註明，不要當作「入會即代表同意」。
只收用得著的資料
姓名加電話，多數餐飲及零售店已經夠用。多收一項，就要多解釋一次、多保管一次。
- 生日只在你真的會送生日禮時才問，並說明只用於該禮遇
- 住址、身份證號碼與證件副本，小店會員計劃通常不需要
- 電郵與電話二選一即可，除非兩種通知你都會發
- 不要讓店員把客人號碼存進私人手機「方便之後聯絡」
系統能收集的欄位愈多，不代表都要打開。導入會員系統時，把用不到的欄位關掉。功能取捨可參考 會員系統 App。
誰可以看、保存多久
會員名單不是店內公用備忘。收銀與店長可查個別會員；兼職與新同事不必匯出全份電話。不要把名單下載成試算表，再轉到工作群組。客人要求更正或刪除、或明確不再光顧時，指定一個人處理，並在系統留下日期，而不是口頭答應。同事離職當日取消其帳戶。積分與會籍可以保留，聯絡資料不必永久留著；若計劃已停用超過一段時間、又沒有未完成的儲值或兌換，應檢視可否刪除電話。本站自身如何處理瀏覽資料，見 私隱政策，與店家保管的會員資料是兩回事。
推廣訊息分開處理
同意入會，不等於同意每星期收優惠。訊息應讓人知道是哪一間店發出，並寫明如何拒絕，例如回覆指定字句或在櫃檯登記取消。頻率先訂上限：同一星期多於一則，顧客很容易直接封鎖。餐廳的會員日、零售的換季通知，用同一條同意紀錄，不要換一個渠道就當作新的許可。若有人投訴「沒有同意都收到」，先停發該人的訊息，再查是店員勾錯，還是名單被拿去另作推廣。Customer loyalty program 要人再來，先讓人信你不會亂用電話。